Hvordan prioriterer du egentlig din tid og dine opgaver, når du er alene om alting i din virksomhed? Det er en af de ting, vi næsten altid taler om, når jeg taler med mine kunder.
Mange af de selvstændige konsulenter, coaches og behandlere, som jeg møder i min virksomhed, føler, at de bruger en stor del af deres tid på at tage sig af ligegyldige hastopgaver frem for at tage sig af de vigtigste – altså de opgaver, der udgør kernen i deres virksomhed, og som hjælper dem med at nå deres personlige og virksomhedsmæssige mål.
Kan du nikke genkendende til det? Altså det her med, at du kun når det allermest nødvendige og har svært ved at finde tid til udvikling og markedsføring af din virksomhed?
Det handler om prioritering
Altså om både prioritering af opgaver og tid.
Men det er faktisk ikke særligt svært at prioritere. Du skal bare svare på to spørgsmål:
- Er det vigtigt i forhold til min virksomheds udvikling og de mål, jeg gerne vil nå?
- Haster det i forhold til min virksomheds udvikling og de mål, jeg gerne vil nå?
Så kan du prioritere!
Jeg ved godt, at det lyder rigtigt nemt, men det er faktisk ikke svært at prioritere opgaverne i forhold til hinanden, det svære bliver at holde fast i den rækkefølge, du mener er den rigtige prioritering.
Prioriteringsmatrix
Et godt værktøj til hjælpe dig med at prioritere, er prioriteringsmatrixen.
Prioriteringsmatrixen er opfundet af den amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower og videreudviklet af ledelsesguruen og forfatteren Stephen R. Covey.
Det, der egentlig er det interessante ved den her matrix er, at du hele tiden er i en af de 4 kvadranter – det er derfor, der står K1, K2, K3 og K4.
Og hvor meget tid du bruger i hver kvadrant, har afgørende betydning for, hvordan du har det, og om du er effektiv.
Lad os kigge lidt på de enkelte kvadranter:
K1
Vigtigt og haster
Når du arbejder med opgaver i kvadrant 1 (K1) har du travlt med ting, der både er vigtige og som haster.
Det er alt det, der kræver din opmærksomhed her-og-nu.
Det kan f.eks. være en del daglige opgaver både i din virksomhed og hjemme.
Det er fint at bruge en del af din tid her, men vær opmærksom på, at du risikerer at miste overblikket, når du hele tiden har travlt med hasteopgaver.
K2
Vigtigt, haster ikke
Når du arbejder med opgaver i kvadrant 2, arbejder du med noget, der er vigtigt, men som ikke haster – i hvert fald ikke endnu.
Disse ting har ikke en stram deadline. Det er alle de ting, vi typisk udskyder, netop fordi de ikke presser sig på.
Du skal selv prioritere dem. Det kan for eksempel være motion, tid til dig selv, planlægning, uddannelse, udvikling af din virksomhed, markedsføring og tid med familien.
Udfordringen er at tage dig tid til at komme over og arbejde så meget som muligt i K2.
Du får ikke tiden foræret, så du må selv skabe den. Jo mere tid, du bruger i K2, jo mere kan du være på forkant.
Mange af de opgaver, der er i K1 var på et tidspunkt opgaver, der lå i K2. Men fordi de konstant blev udskudt, er de nu endt som akutte kriser.
Hvis du derimod bruger tilstrækkelig tid i K2, vil du hele tiden være på forkant og undgå de akutte kriser i K1.
K3
Haster, ikke vigtig
Nu kommer vi til den sværeste kvadrant. Her bruger du tid på ting, der haster, men som ikke er vigtige – i hvert fald ikke for dig.
I virkeligheden er det bare de opgaver, der presser mest på.
Det kan for eksempel være uvæsentlige møder, telefonopkald eller ikke vigtige mails.
Man kan havne i K3, hvis man ikke har nogle mål, eller hvis de er uklare.
Når du bruger tid i K3, kan du opleve, at der bliver hevet i dig fra alle kanter. Alle har noget ”vigtigt”, som de gerne vil have, at du ser på eller måske lige frem laver.
Hvis du har svært ved at sige nej eller mangler mål og fokus, eller tilhører flinkeskolen, kan du ende med at bruge meget tid i denne kvadrant.
Vær derfor opmærksom på, hvor meget tid du bruger i K3, her har du muligheden for at ændre adfærd og fremadrettet bruge mere af din tid i K2.
K4
Haster ikke, ikke vigtig
I den sidste kvadrant spilder du din tid. Så kort kan det siges. Du bruger tid på noget, der hverken haster eller er vigtigt.
K4 bruges ofte som en slags flugt fx fra stress eller en stor og uoverskuelig opgave.
Det er derfor her, at du finder mange af dine tidsrøvere og overspringshandlinger.
Hvordan prioriterer du din dag og dine opgaver?
Noget af det, som vi altid taler om i mine mentorforløb og på workshoppen Powerful Planlægning, er, hvordan vi kan bruge den tid, vi har til rådighed hver dag, bedst muligt.
Prøv derfor at stille dig selv spørgsmålene her og vær opmærksom på det hver eneste dag:
- Hvordan fordeler din tid sig mellem de 4 kvadranter?
- Går din tid med vigtige opgaver eller med hasteopgaver?
- Er du tilfreds med fordelingen af din tid mellem de 4 kvadranter?
- Hvordan kan du øge dit fokus, så du bruger (endnu) mere tid I K2?
- Hvad kan du gøre anderledes allerede I morgen?
Er du udfordret på din tid i forhold til de opgaver, du skal løse, og ender det altid med, at du må nedprioritere udviklingen af din forretning og din markedsføring?
Så overvej, om du skal med på min næste Powerful Planlægnings Workshop.
På en dag planlægger du din strategi for det kommende kvartal sammen med tilhørende handlingsplaner og hvilke markedsføringstiltag du skal arbejde med hver eneste uge.
På den måde når du mere på 90 dage end de fleste når på et helt år. Du kan læse mere om Workshoppen Powerful Planlægning her: Powerful Planlægning
