Nogle af de kommentarer og spørgsmål jeg får rigtigt tit, når vi taler omkring effektivitet, er, ”ja, ja, det lyder som en rigtig god ide, hvis jeg ikke havde alt muligt andet som jeg også skulle nå. Jeg har jo en virksomhed, der også skal passes.
Så hvordan skal alt det med personlig effektivitet også passe ind i mit liv?
Jeg har derfor besluttet mig for, at de næste mange blogindlæg skal handle om, hvordan travle mennesker kan forøge deres personlige effektivitet uden at det går ud over deres virksomhed – tværtimod!
Gennem de næste blogindlæg vil jeg give dig små effektivitetstips og idéer, som du kan implementere uden de store omvæltninger i din travle hverdag.
Idéerne er især rettet mod iværksættere og selvstændige, men andre kan selvfølgelig også have glæde af dem.
Håndtér kun opgaverne én gang
Det første tip, jeg vil give dig handler om, kun at tage fat på opgaverne én gang.
Har du overvejet, hvor mange gange vender du egentlig tilbage til den samme opgave?
Nogen gange kan jeg vende tilbage til den samme opgave rigtigt mange gange, før jeg får den løst, og det er virkelig spild af tid, men alligevel gør jeg det.
Det sidste stykke tid er jeg begyndt at lægge mærke til, at det er nogle bestemte opgaver, som jeg skal have fat i flere gange. Det er især opgaver, som:
- Keder mig
- Er besværlige
- Er ubehagelige
- Jeg ikke rigtig ved, hvordan jeg skal håndtere.
Gør tingene færdige første gang
Når vi taler om at gøre tingene færdige første gang er det baseret på det princip, at ethvert stykke papir, enhver aktivitet, e-mail eller opgave kun skal håndteres en gang.
Realistisk set, vil nogle af tingene skulle håndteres to gang, hvis du uddelegerer opgaven til en anden, eller hvis du arkiverer opgaven for at gøre noget ved den senere. Men selve princippet er godt at have i baghovedet.
Du skal derfor tage stilling til, hvad der skal ske med opgaven første gang, du ser den. Du har følgende muligheder:
- Du kan gøre det med det samme. Hvis det tager mindre end 2 minutter at udføre opgaven, så udfør den, det kan ikke betale sig at vente med at svare eller løse opgaven, få i stedet opgaven ud af verdenen, så du ikke skal bekymre dig om den mere.
- Find ud af, hvornår du vil gøre noget ved opgaven. Skriv den på din to-do liste for dagen eller på din opgaveliste. Arkiver derefter opgaven et sted, hvor du let kan finde den frem igen.
- Du kan uddelegere opgaven til en anden. Hvis du vælger det, så sørg for at skrive en forklaring til den, der skal udføre opgaven, på, hvorfor du videresender opgaven til vedkommende og hvad du forventer, at vedkommende skal gøre ved opgaven.
Overvej også, om den oprindelige afsender skal informeres om, at du har uddelegeret opgaven til en anden, eller om du selv vil svare vedkommende, når den, du har uddelegeret opgaven til, vender tilbage.
På din opgaveliste skriver du, at du skal følge op overfor den, du har uddelegeret opgaven til (hvis du skal følge op) – husk også deadline for, hvornår du skal følge op.
Prøv I den næste tid at lægge mærke til, hvorfor du har fat I den same opgave mange gange, og brug så ovennævnte tre trin til at få løst opgaven.
Giv evt. Dig selv en belønning, når du har løst opgaven – det kan være lige den motiverende faktor, der skal til, for at du får løst opgaven første gang!
