En måde at skabe en effektiv arbejdsdag på, er at have overblik over alle dine opgaver.
Når du får en opgave, har du tre muligheder:
- Du kan lave opgaven med det samme. Hvis den tager mindre end to minutter at udføre, vil jeg helt klart anbefale, at du bare gør det, så er opgaven ude af dit hoved, og du behøver ikke bruge mere tid på at spekulere over det.
- Du kan lave opgaven i løbet af dagen eller i løbet af ugen. Hvis du vælger den løsning, så sætter du opgaven på din to-do liste for den dag, hvor du vil udføre opgaven med en angivelse af, hvor lang tid du har tænkt dig at bruge på opgaven og går så videre med det, du har planlagt i dag.
- Hvis du ikke har tænkt dig at løse opgaven i løbet af denne uge, så skal den på din opgaveliste med angivelse af, hvor lang tid du skal bruge på at løse den. Så kan du planlægge, hvornår du vil løse den i forbindelse med dit ugentlige planlægningsmøde.
Måske har du ikke helt styr på det med opgavelisten, og hvorfor det er vigtigt?
Det er det, fordi du, for at du kan prioritere dine opgaver, har brug for, at du har ET system og ET overblik, hvor alle dine arbejdsopgaver er planlagte og prioriterede i forhold til hinanden.
Det nytter altså ikke noget, at du har nogle opgaver i hovedet, nogle i din indbakke, nogle på papirerne på dit skrivebord, nogle i mødemapper eller kinabøger og alle dine private opgaver på samme vis. Så kan du ikke skabe dig et overblik og prioritere dine opgaver i forhold til hinanden.
Du skal derfor have ÉN opgaveliste, hvor du har det hele samlet. På den måde:
- Glemmer du ikke vigtige opgaver eller overser dem
- Kan du hurtigt danne dig et overblik over dine opgaver
- Kan du prioritere de opgaver, der er vigtigst lige nu.
Et system
Et overblik
– hvor alle arbejdsopgaver er planlagte og prioriterede i forhold til hinanden
Sådan laver du en opgaveliste:
1
Lav din opgaveliste i et format, der fungerer godt for dig
Det er lige meget, om du bruger opgavefunktionen i Outlook, et Excel-regneark, en af de mange Apps, der findes (jeg kan varmt anbefale Wunderlist eller ToDoIst), eller du vælger en notesbog, et whiteboard eller noget hel andet.
Det vigtigste er, at det fungerer for dig, så det kan godt være, du skal prøve et par stykker af, inden du finder det rette format for dig.
2
Opret forskellige kategorier af opgaver
De forskellige kategorier finder du ved, at kigge på de opgaver du har i din virksomhed, og de opgaver, du har privat. Det kan f.eks. være kunder, økonomi, hjemmesideopdateringer, hobbies, familie og venner, hus og have. Find selv på dem, som passer bedst til dig.
Herefter kan du fylde dine opgaver ind under den kategori, som opgaven passer ind under.
3
Beslut dig for, hvilke øvrige oplysninger, du har behov for til hver opgave.
Det kan være en oprettelsesdato, en dead-line, eller hvem der skal have besked om, når opgaven er løst. Det kan også være, at du har brug for lidt plads til at skrive nogle stikord til opgaven.
Det var ikke så svært, vel?
Udfordringen er nu at gå i gang med at bruge opgavelisten OG blive ved med at bruge den!
