Jeg er sikker på, at du kender en to-do liste, og sikkert også bruger den i en eller anden form. Men hvis du har det ligesom de fleste af os, bliver den bare længere og længere, og vi når aldrig alt det, der står på den.
Det har Dorthe Rindbo, som er effektivitetsekspert, også undret sig over – faktisk så meget – at hun satte sig for at undersøge, hvorfor vores to-do lister ikke virker.
Hvorfor virker vores to-do lister ikke?
Dorthe fandt fem klassiske fejl, nemlig:
- Vi estimerer ikke vores opgaver
- Vi er alt for optimistiske med, hvad vi kan nå i løbet af en dag
- Vi prioriterer ikke vores opgaver
- Vi har ikke en tidsmæssig bagkant på vores liste
- Vi er ikke specifikke nok, når vi skriver vores liste
Måske kan du godt kende en fejl eller to hos dig selv? Jeg kan i hvert fald godt se, hvorfor jeg ikke altid når det, som jeg gerne vil.
Men en ting er jo at vide, hvad det der er grunden til, at tingene ikke virker, noget andet er at få listen til at fungere i virkeligheden.
Derfor får du her opskriften til en to-do liste, der fungerer i hverdagen.
Sådan laver du en to-do liste, der fungerer:
1
Skriv ned
Når du skriver dine opgaver ned, får du ro i hovedet. Du behøver ikke at gå og huske på alt, det du skal nå. Samtidig får du også et fint overblik over de opgaver, du skal have løst i løbet af dagen.
2
Planlæg kun for en dag
Lad være med at tro, at du kan planlægge for langt ud i fremtiden ad gangen. Der vil komme uforudsete ting, som du også skal have på din liste. Derfor skal du kun planlægge for en dag. Selvfølgelig kan der også komme uforudsete ting, der gør, at din to-do liste ikke holder, men sandsynligheden er mindre, når du kun planlægger for en dag ad gangen.
Lav din liste for en dag ad gangen. Når du kommer til slutningen af dagen, overfører du de opgaver, som du ikke har nået til enten din opgaveliste eller til to-do listen for den dag, hvor du vil udføre opgaven. Smid derefter din brugte to-do liste ud. – Slut med endeløse to-do lister, der bare bliver ved og ved. Dvs. at du på en uge har 7 to-do lister – en for hver dag i ugen.
3
Planlæg dagen før
Når du planlægger dagen før, får du ro i hovedet, og du har en klar plan for den næste dag, der gør, at du sover bedre om natten. Samtidig har du den fornødne distance, der sikrer, at du ikke bare kaster dig over den første og bedste opgave, men vælger at starte med den opgave, der er vigtigst. Dermed sætter du selv din dagsorden i stedet for at lade andre gøre det.
4
Estimer
Estimer, hvor lang tid dine opgaver på listen vil tage. På den måde sikrer du dig, at du kan nå de ting, du vælger at sætte på din to-do liste. Det giver en fornemmelse af ro og overskud i stedet for at du halser bagefter for måske at kunne nå det, du har planlagt. Kan du se, at du ikke kan nå alle de ting, du har på din liste, kan du allerede dagen før beslutte dig for, hvad du bliver nødt til at udskyde til en anden dag. I stedet for, at det det blot bliver de opgaver, der tilfældigvis ikke er blevet nået, træffer du et bevidst valg om, hvad det er, DU vælger at udskyde.
5
Alle opgaver på listen må max. tage 90 minutter
Når du skriver dine opgaver på listen, så bryd dem ned, sådan at den enkelte opgave max. tager 90 minutter. Når du har arbejdet uafbrudt i 90 minutter, har du brug for en pause. Pausen skal være min. 5 minutter, og du skal fysisk flytte dig væk fra din arbejdsplads. Herefter kan du igen gå i gang med den næste opgave på din liste (som sagtens kan være den samme opgave, men blot del 2).
6
Planlæg kun 60% af din dag
Vi kan ikke planlægge hele vores dag i detaljer, der vil være uforudsete opgaver, og ting, der tager længere tid, end vi forventer. Alt efter hvilket job du har, kan du regne med, at du max. kan planlægge 60% af din arbejdstid (det gælder nu også din øvrige tid). Nogle jobfunktioner (f.eks. kundemedarbejdere, sekretærer, receptionister m.v.), kan kun planlægge 40% af deres tid, fordi det ligger i deres jobfunktion, at de skal være til rådighed og betjene de kunder – interne som eksterne – der har brug for deres hjælp. Det betyder, at du rent faktisk kun kan planlægge ca. 4 ½ timer af din arbejdsdag!
7
Prioriter
Når du har fået alle dine opgaver på din to-do liste for dagen i morgen, og du har estimeret, hvor lang tid hver enkelt opgave tager, er det tid til at prioritere dine opgaver. Spørg dig selv, hvis jeg kun kan nå en opgave i morgen – hvad er så den vigtigste? Denne opgaver giver du nr. 1. Herefter spørger du igen dig selv – hvis jeg kan nå endnu en opgave, hvilken er så den vigtigste? Sådan fortsætter du, indtil du har prioriteret samtlige dine opgaver på to-do listen. På den måde sikrer du også, at det er de mindst vigtige opgaver, der ikke bliver løst, hvis du ikke når hele vejen igennem din to-do liste. Samtidig får du mere ud af de første timer på dagen, fordi du allerede har e
7
Vær konkret
Skriv konkret og handlingsorienteret. Brug gerne et udsagnsord som første ord i din sætning. Det er altså ikke nok at skrive ”rapport”. Skriv i stedet ”skriv indledning til salgsrapport for 1. kvartal” eller ”bed Lisa om at kopiere 30 eksemplarer af månedsrapporten for januar”, alt efter, hvad det er, opgaven går ud på.
